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人事職種ガイド

総務担当の仕事

総務とは

企業・組織全体に関わる総合的な業務を担当するのが、総務です。「他部門が携わることはないが企業を運営する上で発生する必要な業務」はすべて総務の仕事と言えるでしょう。その業務領域は企業によってさまざまであり、特に中小やベンチャー企業においては、人事や経理、法務などまで総務が担当するケースもあります。

総務の仕事内容

オフィス環境関連業務

コピー用紙や筆記具、机や収納棚などの事務用品、会社封筒や社員の名刺など、企業で消費される消耗品全般の発注や在庫管理を行ないます。組織内で利用されるモバイル端末の管理や、PCやプリンタをはじめとしたOA機器や設備の保守も総務の仕事です。

事務的業務

株主総会を開催する上で必要となってくる業務も、総務が担当します。具体的には、招集通知の発送、必要な資料の準備、当日のシナリオや想定される質疑応答の作成、議事録の作成などです。そのほかには、取締役会の議事録、他社と取り交わした契約書、社員名簿など社内文書の管理、固定資産管理台帳やリース物件管理台帳の作成・管理なども行ないます。また、社内規定の作成や管理、福利厚生制度の整備、社内行事の管理・運営なども総務の管轄業務となります。

企画関連業務

内部監査や情報セキュリティー対策も総務の重要な業務です。不正の防止や業務効率化などを目指した内部監査では、予備調査、計画書の作成、監査実施、調書のまとめ、経営者・被監査部門への報告などを行ないます。
具体的には、情報セキュリティーポリシーの策定、罰則の制定、定期的な従業員への教育の実施、モバイルデバイスの利用のルール化、取引先への秘密保持要請、トラブル発生時の対応策の準備などが挙げられます。

庶務的業務

電話応対や来客応対、伝票処理、FAX送信状やオフィスの内線表などのような資料の作成、小口金の管理といった庶務的業務もあります。企業によっては、これらの業務を総務事務と区別し、総務以外の部門に所属する従業員が担当する場合もあります。

総務に求められる能力、スキル、資質

総務に求められる能力、スキル、資質<

複数の業務を並行して進めることが日常的であるため、高い事務処理能力が求められます。また、基本的なPCスキルは必須です。
企業によっては社内ネットワークの保守を総務が担当するケースもありますが、その場合は、社員からの初歩的な要請に対応できる程度のネットワークの知識も求められます。社内のあらゆる部署、あらゆる階層の従業員とのやりとりが発生し、場合によっては経営陣と現場の橋渡しを担うこともあるため、コミュニケーションスキルも重要です。また、社内規定の作成に携わる場合は労務関係の知識、株主総会を担当するのであれば法務関係の知識が必須となります。

考えられるキャリアパス

総務部門の幅広い業務を担当することで、オールマイティーな力をつけていくことができます。経験を積めば総務に限らず、人事や経理、あるいは営業といった異なる部門の管理職に就くことも可能でしょう。特定の領域の専門性を高めていけば、総務の業務が細分化された企業の総務部門へのステップアップも考えられます。また、経営陣の近くで身につけた経営感覚や知識を強みとして、自ら起業するケースも少なくありません。

総務担当の求人情報

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